Сви правимо грешке и понекад су присиљени да се извињавају другима због нарушених односа. Дакле, писмо извињења је једна од сложених врста слова. Уосталом, у овом писму, аутор се често дотакне његовог кајања (а понекад и нема жеље да се извини, ау пословној кореспонденцији се дешава да се такође не морате нужно извињавати због сопствених грешака).
Извините је потребно. На крају крајева, способност да призна своје грешке, сопствене грешке и спремност да их исправи у истом тренутку је важан елемент имиџа сваке организације. Писмени извињење носи главну сврху као извињење, истовремено чувајући лице компаније и враћање оштећеног односа. Поред тога, важно је додатно смањити потенцијални конфликтни инцидент, уз минимизирање негативних посљедица грешке. Извињавање се мора послати у следећим случајевима:
Писмени извињења имају структуру која не носи никакве посебне разлике од структуре нормалног пословног писма, али тема ће бити најбоља опција ако предмет писма буде неутралан, не фокусирајући се на чињеницу да је ово писмо изговор. Нека писмо буде потписао топ менаџер компаније. Неопходно је створити утисак да је менаџер свјестан значаја погрешно створеног проблема и, са највећом жаљеношћу за оно што се десило, спремно је тражити опроштај од оштећеног. Текст извињења утиче на рестаурацију професионалног угледа ваше компаније или званичника.
У зависности од обрасца, текст је подељен на: уводни део, главни и закључак. Извињење се доноси само једном у уводном дијелу писма. Други параграф је главни дио. Неопходно је објаснити узрок инцидента. Избегавајте фразе "мали проблем", мало кашњење ", итд. Трећи пасус представља израз ожалошћења, жаљење. Закључак треба да изрази наду да ће се такав случај поновити.
Не заборавите да ако радите све исправно, онда ћете уместо незадовољног запосленог другог предузећа или клијента добити неколико трајних.