Врсте пословних писама
Када први пут упознате са пословном кореспонденцијом, можете добити утисак да је ово сувише сложен систем. У ствари, различите врсте пословних писама органски одговарају потребама појединца у сарадњи.
Писмо о пословној сарадњи
Први мост између могућих будућих партнера постаје, по правилу, пословно писмо сарадње. Представници две компаније могу већ да се састану и одрже прелиминарне преговоре, али ће званични контакт бити писмо сарадње.
Важне поене за овај документ:
- жалити се одређеној особи;
- Позивање састанка или извора информација о овој компанији;
- резиме предмета;
- табеле, цене и друге додатне информације је боље послати у апликацију.
Писмо пословног састанка
Ако буде успјешан, сљедећи корак ће бити писмо пословног састанка. Ова врста пословног писма може смањити број прелазних фаза преговора и утицати на успех предстојећег састанка. Заинтересована страна би требало да кроз догађај размисли на најмањи детаљ:
- прописи;
- дневни ред;
- јасно формулисати питања за дискусију;
- представити круг секундарних питања која могу настати у процесу;
- припремити информативне апликације којима је пожељно да се друга страна упозна пре састанка.
Такво паметно пословно писмо ће помоћи избјегавању неспоразума, неспоразума и других непријатних тренутака који могу утјецати на исход преговора. Према резултатима преговора, припрема се још једно пословно писмо о састанку - али већ у форми извјештаја о постигнутим резултатима. Она служи истој сврси: да се обезбеди да партнери правилно протумаче постигнуте споразуме. Друга страна је позвана да потврди записник састанка или да измени - обично у року од једног дана.
Друге врсте пословне кореспонденције
Када су односи већ успостављени, такве врсте пословних писама као писмо бизнис захтјева и, сходно томе, најчешће се користи одговор писма. У случају било каквих измена у аранжманима или када су потребне додатне информације, једна компанија шаље друго писмо захтева.
Да би одржали постојеће пословне односе или успоставили нове, обезбеђена су таква пословна писма као пословно позивно писмо и писмо за пословно оглашавање. Компанија може организовати конференцију, изложбу, семинар, и тако даље - и позвати тренутне и потенцијалне партнере, у лице менаџмента или читав тим. Биће јефтиније послати продајно писмо, али је повраћај на њега много мањи.
Пословни бонтон подразумева захвалницу као одговор на захтев странке или за другу сарадњу.
Неке врсте пословне кореспонденције можда ће бити теже писати. Ово је:
- пословно писмо одбијања;
- пословно писмо са извињењима;
- пословно писмо;
- захтев за пословно писмо.
У овим документима, посебно је важно одржати благонаклон и поштујући тон. Што се тиче писменог захтева, тада, према правилима пословне етике, текст који се изјашњава употребљава се чак иу оним случајевима када би се тражило у животу.
Шта тражити у пословној преписи:
- важна тачка за било које пословно писмо је жалба одређеној особи, са исправним правописом имена, позиције и имена предузећа;
- без обзира да ли пишете е-пословно писмо или папир - требало би да буде на меморандуму компаније са свим детаљима;
- етика, исправност и поштовање су једини прихватљиви тон за пословна писма.
- писмо треба држати у сувом, пословном стилу - боље је избјећи емоционалне промјене из обичног говора.
Пословно писмо, написано с овим нијансама у мислима, даје најбољи утисак о вашем пошиљаоцу. И у пословном свету то ће помоћи отварању правих врата.